Forsøgskanin på nyt system

---

Lige nu er alt kaos. Indkørslen er en stor, sølet byggeplads. Medarbejderne sidder på interimistiske kontorer i skurvogne. Det gamle centralkøkken ligger mørkt og tomt hen. Kun et par håndværkere skutter sig i februarkulden på de våde flisegulve.
Plejehjemmet Krogstenshave i Hvidovre er ved at blive bygget om. Fra 2008 bliver det tidligere plejehjem til et center med leve-bomiljøer. Men modsat mange andre leve-bomiljøer har Krogstenshave valgt at bevare centralkøkkenet, som skal levere maden til beboerne, til plejecentrets café og de hjemmeboende pensionister i kommunen.
Men ikke alene har man bevaret centralkøkkenet. Det er også blevet flyttet, bygget om for millioner og kører nu sous vide og hot fill produktion.
Det nye køkken har været i gang i en uges tid, da ‘Køkkenliv’ kommer på besøg.

Elektroniske målepunkter

Udover det praktiske fokus på det nye storkøkken har servicechef Mette Aaltonen også tankerne et helt andet sted. Krogstenshave er nemlig forsøgskanin på et nyt IT-system, som er blevet udviklet i et samarbejde mellem Kommunernes Revision (KR) og Component Software.
Kort fortalt er der tale om et computerprogram, som løbende kan holde øje med og rapportere om køkkenets drift. I princippet foregår det sådan, at alle data, som vedrører driften, hældes ind i programmet. Ud kommer så en status på de områder, man ønsker: er driften effektiv, er udgifterne til produktionen større end indtægterne, er der tidspunkter, hvor kapaciteten i køkkenet ikke udnyttes optimalt, hvordan ser sygefraværet ud osv.
– Det er elektroniske målepunkter på driften, som fortæller os, om vi er konkurrencedygtige. Hver gang der sker ændringer i køkkenet, påvirker det prisen på det, vi leverer, forklarer Mette Aaltonen.

Selv lavet Lean analyse

Køkkenet har tidligere haft KR på besøg.
Første gang i 2003 til en køkkenanalyse, som fastsatte prisen på alle køkkenets ydelser – fordi serviceloven siger, at køkkenet ikke må opkræve højere pris for maden, end den koster at producere.
Også fritvalg-loven gjorde det nødvendigt for kommunen at kende prisen på sin madservice. For når kommunen lægger en pris for sin madservice til de hjemmeboende pensionister ind i den offentlige fritvalg database, er den forpligtet til at betale samme pris for samme ydelse, hvis den vælger en privat leverandør i stedet.
Nu hvor køkkenet igen stod over for en stor forandring med et nyt produktionsapparat, en ny produktionsform plus et nyt IT-system – var det tid til endnu en analyse, mente Mette Aaltonen. Så mens det nye køkken blev bygget, brugte ledelse og medarbejdere tid på en Lean analyse.
– Det var en fordel at få analyseret os selv og det nye produktionsudstyr, inden vi gik over til det nye IT-system. Så vi kan vide, hvilken effekt det har på priserne.
Derfor var vi igennem alle funktioner i køkkenet for at finde ud af, om der var steder, hvor vi kunne gøre det mere effektivt. Og vi har lavet flow-diagrammer over hver enkelt funktion samt stillings- og kompetencebeskrivelser. Så nu ved alle, hvad de skal lave, og hvad de skal leve op til. Diagrammerne viser, hvor meget man skal nå – men den enkelte medarbejder skal stadig tage stilling til sin arbejdsdag, forklarer Mette Aaltonen.
– Som leder bruger jeg diagrammerne til at se, om der er huller, hvor der kan lægges andre produktioner ind.

Rødt, gult og grønt flag

Systemet er udformet, så røde, gule og grønne flag viser, om der er et område, hvor ledelsen skal være opmærksom.
Man kan f.eks. se, om prisen på en portion mad af en eller anden grund er blevet dyrere end den pris, kommunen har meldt ud i fritvalg databasen. Hvis den er, vil det røde flag gå op, forklarer projektleder Bo Bloch fra KR.
– Mette Aaltonen kan f.eks. se, om der er balance i udgifter og indtægter ved hjælp af en rød, gul eller grøn markering. Samtidig kan ældrechefen i kommunen holde øje med, om køkkenet overholder budgettet, siger han.
– Vi kan også levere dokumentation for, at vi har den rette kostsammensætning, og hvis det politiske niveau spørger os, om vi gør nok for at tilfredsstille vores borgere, kan vi også dokumentere dét via systemet, supplerer Mette Aaltonen og tilføjer, at hun ikke kan komme i tanke om, hvad man ikke kan måle.
Øvelsen går ud på at begrænse sig.

Producerer ni af 14 dage

Bag Lean analyse, computerovervågning af køkkendriften og ikke mindst den nye produktionsform ligger – ikke overraskende – et krav om større effektivitet og billigere priser.
– Vi har allerede reduceret lønomkostningerne i det nye køkken på den måde, at vi fremover kun har produktion ni ud af 14 dage. Men målet er ikke en besparelse i personer. Derimod vil jeg med det nye IT-system kunne se, om det kan lade sig gøre at finde tid til nye opgaver – f.eks. at producere mad til en vuggestue i kommunen i en periode. Eller tage de udfordringer op, de nye regionale sundhedscentre byder på. Jeg kan se, om køkkenet har kapaciteten, og hvad prisen bliver.
– For chefen er det vigtigt at vide, hvilke konsekvenser det har for den samlede produktion og dermed også for prisen på den kommunale madservice, hvis hun tager en ekstra produktion ind i en periode. Det skal kommunen også vide af hensyn til de private leverandører. Derfor skal køkkenet have en ramme for, hvor ofte man vil ændre sin pris.
– Så også her er det godt, at køkkenets omkostninger er synlige – og samtidig sikrer det konkurrencedygtighed. Men systemet gør det ikke selv, det er lederens opgave at drive køkkenet efter Lean-metoden, tilføjer Bo Bloch.

Synligt for alle

Inden Køkkenliv forlader skurvognen er det fristende at høre, hvad medarbejderne siger til det højteknologiske og computerovervågede køkken?
– Hele personalet har været med i Lean-analysen og til at sætte dagsordenen for alt det her. Det er helt klart deres fortjeneste, at vi er, hvor vi er i dag. Jeg har et kanon personale, siger Mette Aaltonen.
– Jeg gør det her i respekt for medarbejderne. Det handler om at gøre livet så trygt for dem som muligt. Jeg håber, at vi med det nye system kan styre uden om en udbudsrunde, fordi vores priser er konkurrencedygtige. Men jeg gør det også for min egen skyld. Det er noget nemmere at lave beregningerne på denne måde, og jeg håber, jeg vil kunne bruge min tid mere rationelt.
– Jeg er da også blevet spurgt: »Vil du virkelig det? Nu bliver alt, hvad du laver, jo synligt for alle.« Og det er klart, det er ikke er den rene pladderromantik, det her. Hvis køkkenet ikke er rationelt, så er jeg skrivebordsnarkoman – vi skal være rationelle!
– Ja, og nu kan du ikke længere lade som om, du ikke ved, om du er det, siger Bo Bloch.
– Til gengæld betyder det, at du ikke havner i en situation sidst på året, hvor du bliver overrasket over, at budgettet ikke holdt.
Du kommer aldrig mere op i det røde felt, fastslår Bo Bloch med et grin. Krogstenshave forventer at tage programmet (BOMACS) i brug 1. april.