En god samtale kræver forberedelse

---

Fra 2010 er det et lovkrav, at sygefraværssamtaler – eller omsorgssamtaler, som det kaldes nogle steder – skal foregå langt hyppigere end i dag. Det kan være en svær samtale, men ifølge Camilla Høholt Smith, temaleder hos CABI, er der en række tiltag, som kan gøre samtalen til en god oplevelse for både leder og ansat. Et af dem er grundig forberedelse.
– Det er en rigtig god ide at forberede sig inden en samtale. Lederen skal kigge på den ansattes historik, og den ansatte kan undersøge, hvilke muligheder der er for arbejdsfastholdelse på arbejdspladsen enten ved at gå til sin fagforening eller spørge sin tillidsrepræsentant, siger hun.

Frygt for samtalen

Samtalen kan virke skræmmende for en ansat, fordi den som regel bunder i et problem eller sygdom.
– En sygefraværssamtale kan medføre utryghed, måske går den ansatte med tanker om fyring. Derfor er det en god ide at skabe tryghed ved at sætte rammer op for samtalen helt fra starten: hvad er det samtalen skal handle om og munde ud i? Så har begge parter det på plads.

Tæt på medarbejderen

– For lederen handler det om at være lyttende og tilstede, men man skal heller ikke være bange for at spørge ind til sagens kerne. Det kan være svært, fordi man tit kommer tæt på sin medarbejder, og nogle vil have berøringsangst, siger hun.
Et problem, der er opstået på arbejdspladsen, kan bunde i en konflikt på hjemmefronten, f.eks. en skilsmisse – og det skal lederen også være klar til at tackle.
En samtale kan virke kontrolagtig, men den er også et udtryk for omsorg og desuden er den vigtig for planlægningen på arbejdspladsen.
– Det bedste er, hvis man på arbejdspladsen har en åben dialog i det daglige, så kan meget jo løses her og problemer tages i opløbet. Men det kræver en leder, der tilbyder sig selv og spørger ind til, om der er noget, arbejdspladsen kan gøre for at hjælpe, hvis en medarbejder har problemer. Så er man for mig at se en god leder, siger Camilla Høholt Smith og understreger, at lederens kontor ikke skal være et socialkontor,

Benyt et par ekstra ører

– Den ansatte skal før samtalen vende inde i hovedet eller med andre, hvad det er, hun har brug for at få sagt. Hvad kan hun selv gøre i situationen. Og hvad hun har brug for, at arbejdspladsen gør.
Til selve samtalen kan hun tage en bisidder med.
– Det kan være en ægtefælle, en kæreste, en veninde eller ven. Hvis man er syg eller har andre problemer, så er man presset og lytter ikke, så det er godt med et par ekstra ører, der kan samle op bagefter og oversætte, hvad der blev sagt under samtalen.
Til gengæld fraråder Camilla Høholt Smith at optage samtalen.
– Det kan skabe mistro og optrappe en konflikt. Men det er vigtigt hele tiden at evaluere i løbet af samtalen, og der skal skrives et beslutningsreferat, som den ansatte får med hjem. Og lederen kan bruge referatet som et opfølgningsredskab.
Hvis samtalen skal munde ud i et fleksjob eller en fyring, kan det være godt at have tillidsrepræsentanten med, fordi hun kender reglerne. Hvis det er arbejdsmiljøet, der er problemet, så er sikkerhedsrepræsentanten en god støtte.

Alle skal kende stedets sygefraværspolitik

Lederen skal sætte sig grundigt ind i, hvilke muligheder arbejdspladsen har for at give en ansat støtte og særlige arbejdsvilkår. Hvis der er en sygefraværspolitik, er det vigtigt, at den bliver formidlet ud til alle på arbejdspladsen.
– Jo mere lederen og den ansatte ved om muligheder og politik på området, jo nemmere er det for begge parter.
– Kommunerne har været gode til at sætte fokus på sygefravær, men der kan mangle midler til arbejdsfastholdelse. Det ser vi ikke så meget ude i det private erhvervsliv. Der tænkes meget i budgetår i kommunerne, men viljen er der, og lederne på de kommunale arbejdspladser er gode til at tænke det ind. Men Camilla Høholt Smith så gerne, at topledelsen ude i kommunerne tænkte mere langsigtet.