Relateret indhold

Fagbladsartikel 20/06/2019 Datoer og frister for fagbladet
Fagbladsartikel 20/06/2019 Annoncepriser og -formater
Fagbladsartikel 19/06/2019 Kost, Ernæring & Sundhed 06/2019
Christine Bille Nielsen [ OPSKRIFTER ] Jesper Glyrskov [ FOTO ]
Fagbladsartikel 19/06/2019 Månedens opskrift: Jordbær
Sanne Hansen [ TEKST ] Kissen Møller Hansen [ FOTO ]
Fagbladsartikel 19/06/2019 Måltider, der gør en forskel

Indkøbsaftaler er en lettelse − og en spændetrøje

  • Kirsten Weiss og Mette Jensen [ T E K S T ] Mikkel Bache [ F O T O ]

Det er ikke fordi, der ikke er nok at tage af med ca. 2.700 varenumre − det er bare ikke altid, man kan få det, man gerne vil have, og det beboerne kan lide. Og det er frustrerende. Det mener Annemette Jakobsen, der er ernæringsassistent på Virklund Plejecenter ved Silkeborg og fællestillidsrepræsentant på ældreområdet.

− Det er en meget stor udfordring, når 14 kommuner skal enes om en indkøbsaftale. Vi har alt fra storkøkkener til små institutionskøkkener, og der er stor forskel på daginstitutionerne, der gerne vil handle økologisk, og os på ældreområdet, der har andre ønsker. Kæden hopper af, når behovene er så forskellige, siger Annemette Jakobsen.

Hun har fuld forståelse for, at kommunerne skal købe ind på den mest prisbevidste måde, men hun savner større lokal indflydelse på varenumrene i den store ’14 kommuners-indkøbsaftale’, der foreløbigt løber over fire år. Med start i maj 2011.

Den kommunale aftale er alt for stor

− Der er en god dialog mellem de kostfaglige og indkøbskontoret, og jeg er med til møderne med alle kommunerne. Også leverandørerne strækker sig langt for den gode dialog og for at levere som aftalt, understreger Annemette Jakobsen.

− Problemet opstår, når vi skal have en ny vare med i aftalen, så skal vi snakke med alle de andre kommuner om det først. Og så kan det jo være, at den marmelade, vi fortrækker her, ikke er den, de andre ønsker, tilføjer hun. Det er svært at tilgodese behovene i det enkelte køkken, som f.eks. Virklunds, der laver mad til 40 mennesker hver dag og prioriterer kvalitet frem for kvantitet.

− Jeg mener, efter et år med indkøbsaftalen, at vi skal arbejde for at komme ud af den og få en mindre aftale, som kun dækker vores egen kommune. Det kræver et godt forarbejde, men det kan lade sige gøre, siger Annemette Jakobsen.

I regionen fungerer den store aftale

I Region Nordjylland har sygehuskøkkenerne en lang tradition for at samarbejde, og cheføkonoma Pernille Hougaard Nørbak betegner den indflydelse, hun og de øvrige kost- og ernæringsfaglige har på indkøbsaftalerne og varesortimentet, som stor.

− Vores samarbejde er baseret på tillid. Både mellem køkkenerne og regionens indkøbere. Vi kan ikke alle sammen være kloge på det hele, så vi har delt ansvaret op. F.eks. ligger ansvaret for indkøb af konserves, frisk frugt og grønt samt forarbejdede kartofler og gulerødder hos os. Vi kommer med de faglige input omkring kvalitet og krav, og så udarbejder indkøbskontoret det samlede udbudsmateriale med kravspecifikationer og sortiment og sørger for, at det juridiske er på plads. Efterfølgende laver de sammen med os de endelige vurderinger, der ligger til grund for valg af leverandør, siger Pernille Hougaard Nørbak.

Det er os, der har forstand på mad

Hendes kolleger i de øvrige køkkener har på samme måde ansvar for andre dele af det samlede varesortiment. Og fokus er primært på kvalitet. Hvis køkkenerne har ønsker til nye produkter på sortimentslisten, tages de også med.

− Når vi skal vurdere materialet fra de forskellige tilbudsgivere, vurderer vi også udvalgte vareprøver.  I vurderingen giver vi det enkelte produkt en karakter, der indgår på lige fod med karaktergivningen på pris og service. Prisen skal som regel tælle minimum 50 procent, men vores mening om produkterne vejer tungt. Naturligvis filer vi lidt her og der, men vores samarbejde med regionens strategiske indkøbere kører på gensidig tillid, og det fungerer godt.

− De har ikke forstand på mad, og det siger de åbent. Jeg tror næsten ikke, man kan få større indflydelse, end vi har her, siger Pernille Hougaard Nørbak.

Smagstest bag aftalen

Også i Københavns Kommune har kostfagligheden været i spil, da tre forvaltninger for godt et halvt år siden indgik nye indkøbsaftaler med en række leverandører.

Aftalerne er store. De omfatter næsten 8.000 tons mad om året og beløber sig til 300 millioner kr. 75-90 procent af varerne er økologiske, og de skal række til ca. 900 institutioner.

Københavns Madhus har været rådgiver på indkøbsaftalerne og har stået for både forbrugsprognoser, hvor institutionernes forbrug er undersøgt, og sensoriske test af udvalgte råvarer, inden aftalerne blev indgået.

Ved de sensoriske test blev leverandørerne bedt om at levere smagsprøver på f.eks. leverpostej. Leverpostejen blev derefter udsat for blindsmagning af madhusets eksperter og 'uvildige prøvespisere', alle med en madfaglig baggrund.

Det kunne kun sættes i værk, siger Andreas Buchhave Jensen, der er projektleder i Københavns Madhus, fordi de indkøbsansvarlige i kommunen havde lagt sig fast på, at andet end pris skulle være afgørende. Der var et krav om et bredt sortimentet, så alle institutioner kunne få, hvad de skulle bruge, og der var fokus på høj kvalitet, høj økologiprocent, hensyn til miljø og god service fra leverandørerne.

− Første skridt i et godt udbud er, at de indkøbsansvarlige i kommunen er med på at skrive kvalitet ind som kriterium. Så skal det besluttes, hvordan der opnås balance mellem kvalitet og pris, og derefter kan man begynde at indhente smagsprøver, siger Andreas Buchave Jensen.

Han peger på, at de faglige konsulenter bag smagstestene har været med til at sikre, at udbuddet ikke er endt med ’mere af det, vi plejer', ved at stille nye krav til variation og kvalitet.

− Ændring af indkøbsaftaler og kostvaner er et langt, sejt træk. Det kræver mod og tilvænning og handler dybest set om at tage ansvar for at servere noget andet, end man plejer, og at stille krav til kvaliteten, siger Anders Buchhave Jensen.

 

PERSPEKTIV:

 

Større fleksibilitet giver større mangfoldighed

Alt for få indkøbsaftaler kommer til at handle om at købe de rigtige varer til den rigtige pris, lyder kritikken fra Erik Frydendal, konsulent i foodservicebranchen og udvikler af Fokus Fødevarer (se side 10). Han ærgrer sig over, at de aftaler, der kunne spare det offentlige for penge, er endt som en spændetrøje af stive regler, der ikke kan rumme hverdagen i et køkken.

− Det er ikke en fordel at være stor. Det er en fordel at købe stort ind. Men som udbudsregler og indkøbsaftaler er skruet sammen i dag, tvivler jeg på, at kommunerne sparer ret mange penge. I hvert fald kunne de spare mange flere, samtidig med at mangfoldigheden i vareudbuddet blev øget, hvis man fik en bedre dialog om den måde, man køber ind på, mener han.

En ting er, at EU-udbudsreglerne fortolkes så skrapt af juristerne, at det nærmer sig det tåbelige. En anden, at brugere ofte oplever reglerne som både ufleksible og som en indskrænkning af mangfoldigheden i vareudbuddet.

− Når en kommune sender deres indkøb i udbud, sker det på baggrund af de sidste 12 måneders indkøbsstatistik fra de forskellige institutioner. Og så ender man, i de store udbud, med en bruttoliste på måske 6.000 varenumre, der skal gives tilbud på i én standard og i discountkvalitet. Det er jo tåbeligt for alle parter, ikke mindst fordi det, der koster penge i dag, er at pakke og flytte varerne, siger Erik Frydendal.

Skal offentlige indkøbsaftaler have værdi, bør udbuddene være mindre og begrænses til den enkelte kommune, hvor kost- og ernæringsfaglige fra institutionerne sætter sig sammen med både de kommunale indkøbschefer og leverandørerne og taler behovene igennem, foreslår han.

Og den dialog kræver, at alle parter er fleksible.

− Personalet i køkkenerne skal stille krav til kvaliteten − og ikke holde fast i, at hønsebouillonen skal være fra en bestemt leverandør. Det enkelte køkken må være parat til at give afkald på nogle vaner − for fællesskabets skyld, siger Erik Frydendal.

Og opfordrer de kommunale indkøbschefer til at tage ansvar og skære igennem. Og erkende, at det er logistikken, det handler om.

− I kommunerne skal man turde tage dialogen om, hvorvidt der nu er penge at spare i et stort udbud med flere kommuner? Man afvikler mangfoldigheden og hindrer små leverandører i at være med, når udbuddene skal omfatte f.eks. 12 kommuner. Og man ender med at transportere varer over lange afstande.

− Logistikken er bedre inden for den enkelte kommune, og det er lettere at aftale, at sortimentet skal skifte løbende, så man ikke er bundet til de samme varer i f.eks. fire år. Det er den dialog, vi skal have gang i, siger Erik Frydendal.

 

FAKTA:

 

Overvejelser før et udbud og inden kontrakten indgås

  • Specificer dine krav til produkterne grundigt. Det sikrer, at de tilbudte produkter og priser kan sammenlignes på et retfærdigt grundlag.
  • Overvej nøje dine krav til logistikken:
    antal ugentlige leveringsdage, leveringstidspunkt og bestilling. Det er her leverandøren, har de største omkostninger, og større og færre ordrer, fleksibel leveringstid og e-handel bør gøre ordren billigere.
  • Sørg for at have en god og konstruktiv dialog med dine leverandører − der også kan hjælpe til at skære unødvendige omkostninger bort.
  • Indbyg fleksibilitet i aftalen. Der udvikles nye produkter, og køkkenets behov ændres, f.eks. i retning af flere økologiske varer. Det skal der være plads til, også selv om det er kompliceret i forhold til EU-udbudsreglerne.

Kilde: Erik Frydendal

www.udbudsportalen.dk

www.kbhmadhus.dk/oekologi/indkoebsaftaler

 

FAKTA:

 

Udbud af indkøb

Enhederne i de fleste kommuner blevet større, og de enkelte institutioner betragtes ikke længere som selvstændige enheder, der kan handle på egen hånd. Deres indkøb skal indgå som en del af kommunens samlede indkøb. Kommunens indkøb overstiger ofte den økonomiske grænse på 1,5 millioner kroner, som sender indkøbene i EU-udbud.

www.udbudsportalen.dk

Hjælp til udbud

Udbudsguiden kan bruges, når der skal udarbejdes udbudsmateriale.

Guiden er en a-z-guide, der kan anvendes
af både de kost- og ernæringsfaglige brugere og de kommunale/regionale indkøbere. Guiden informerer om forskellige udbuds-
former, lovgivning, proces mv.

www.foodsam.dk − se ‘udbudsguide’

www.udbudsportalen.dk

Værktøj til udbud

Fokus Fødevarer er et elektronisk værktøj med kravspecifikationer for kød, pålæg, fjerkræ, frugt, grønt og kartofler − i dag også
i økologisk kvalitet. Formålet er at skabe gennemsigtighed i produktkvaliteten, så

producenter, leverandører og brugere får et fælles og bedre beslutningsgrundlag, når der skal købes ind og gennemføres udbud.

Fokus Fødevarer er etableret i et samarbejde mellem indkøbs- og interesseorganisationer, grossister, producenter og storkøkkener.

www.foodsam.dk

 

FAKTA:

 

Store udbud udelukker små handlende

De meget store indkøbsaftaler har vist sig at udelukke lokale producenter og lokale handlende. Det modarbejder regeringens intentioner om økologisk og bæredygtig mad i offentlige køkkener.

Læs mere i Køkkenliv 2, 2009

 

Nationale udbud på vej

Et megaindkøb er på vej, skrev nyhedsbrevet Mandag Morgen for et par år siden, da regionerne gjorde deres første fællesindkøb af medicinsk udstyr til hospitalerne.

Udviklingen er i dag fulgt op af det første fællesindkøb af fødevarer, nemlig kaffe og te. Og mere er på vej, siger funktionschef for Enhed for Mad og Drikke på Rigshospitalet Anne-Lis Olsen.

− Vi ved, at der er udbud på vej af snittet grønt og kartofler. Udbuddet bliver dog denne gang delt i to − Hovedstaden og Sjælland sammen og de jyske regioner sammen − med hver sin leverandør.

De store fælles indkøb er politisk besluttet i Danske regioner, og der er flere vinkler på dem, mener Anne-Lis Olsen.

− Storkøb er godt for økonomien. Ulempen er, at man vælger én leverandør og sætter mange andre skakmat. Det gør udbuddene juridisk bøvlede. De leverandører, der byder, men ikke får aftalen, mister meget og vil derfor lede efter fodfejl i udbuddet − som vi oplevede her første gang.

Samtidig er det en udfordring, når så mange skal lave kravspecifikationer sammen. Der skal et stort og grundigt arbejde til for at nå frem til den beskrivelse, alle mener er korrekt, siger hun.

Almindeligvis ser Anne-Lis Olsen indkøbsaftalerne som et gode. Især med den frihed, der gælder i Region Hovedstaden, hvor 80 procent er aftaledækket, og køkkenet selv bestemmer, hvor de sidste 20 procent af indkøbene lægges.

− Fordelen er, at man på forhånd har stillet præcise krav til varens kvalitet og kender prisen. Men jeg ser en fare i de her meget store udbud: Næste gang er det måske en leverandør fra Tyskland, der løber med aftalen. Så kan det blive vanskeligere at få en korrekt dialog, når aftalerne er lavet.