Lap på lap giver ro og overblik

Skal vi arbejde som robotter på en japansk bilfabrik? De 45 medarbejderne i centralkøkkenet på Glostrup Hospital var bekymrede, da ledelsen for seks år siden indførte lean i forbindelse med en spareplan, der omlagde varmholdt produktion til kølemad.

I dag er lean indarbejdet i alle arbejdsprocesser, og robotfrygten manet i jorden, vurderer Tine Gram, der er ansvarlig for arbejdsmiljøindsatsen i køkkenet.

− Arbejdet med lean har givet medarbejderne overblik over deres arbejdsprocesser, og arbejdet er faktisk blevet mindre robotagtigt. Alle deltager aktivt i at gøre arbejdsprocesserne endnu bedre, og det har givet bedre arbejdsmiljø.

Som led i arbejdet med lean har alle medarbejdere vænnet sig til altid at have gule post-it sedler ved hånden. Hver gang de får en ide, eller der opstår et problem, skriver de det ned. Alle ideer bliver drøftet på et ugentligt ’tavlemøde’. Her beslutter medarbejdere og ledelse i fællesskab, hvad der skal ske. Og problemer, der kræver nærmere analyse, dokumenteres med video eller en arbejdstegning.

Glad for gule sedler

Netop de gule sedler er det leanværktøj, køkkenchef Gitte Breum er allermest begejstret for − og for efterfølgende analyse af uhensigtsmæssige arbejdsgange.

− Det er super gode teknikker. Normalt strander rigtig mange gode ideer på, at ingen lytter til dem. Ved at skrive alle ideer og problemer ned sikrer vi, at de kommer op på et fællesmøde. Vi oplever tit, at medarbejderne bagefter filmer den berørte arbejdsgang, og så bliver det helt indlysende, at den har været bøvlet, siger Gitte Breum.

Både hun og Tine Gram understreger, at lean er en metode til optimering af processer og ikke i sig selv garanti for et bedre arbejdsmiljø.

Ved introduktionen af lean prioriterede køkkenet derfor samtidigt at sætte fokus på arbejdsmiljøet, og når leankonsulent Birgitte Bonne observerede og målte på arbejdsgangene, stod Tine Gram ved siden af:

− Omlægningen til køleproduktion og lean måtte ikke give medarbejderne større ergonomiske belastninger, så vi havde fra starten arbejdsmiljøøjne på. Det er nødvendigt. Og vores erfaring er, at effektivisering med lean kan gå hånd i hånd med et bedre arbejdsmiljø.

Lean bør i øvrigt tilpasses produktionen og indarbejdes i de kvalitetsstyringssystemer, køkkenet arbejder med. Det er erfaringen i Glostrup, der er ved at integrere arbejdsmiljø, akkreditering, hygiejne og lean i én samlet arbejdsstandard.

Hold øje med arbejdsmiljøet

Tine Grams råd til køkkener, der går i gang med lean, er derfor at udpege personer til specifikt at holde øje med arbejdsmiljøet undervejs. Det er ikke meget ressourcekrævende, vurderer hun. Et andet råd fra køkkenets ledelse er at indføre lean langsomt. Selv indførte de lean samtidig med en stor omlægning af produktionen, og det var en kæmpe mundfuld.

Samme anbefaling lyder fra Birgitte Hensch, cheføkonoma og serviceleder på Gentofte Hospital:

− Gab ikke over for meget. Vi indførte lean og teamarbejde på én gang, og det kan ikke anbefales. Med de erfaringer, vi har i dag, ville vi lave gode teams først og dernæst gradvist indføre lean- værktøjer, for det er en hård tørn at lære de nye arbejdsprocesser.

Foruden tavlemøderne benytter køkkenet i Gentofte også et andet leanværktøj − flowdiagrammer, hvor alle arbejdsopgaver og tidsforbruget til hver opgave er lagt ind. Det har, ifølge Birgitte Hensch, den fordel, at medarbejderne i et team nemt selv kan dele opgaverne, hvis en kollega er syg.

Køkkenet har indført turnus, så alle arbejder på alle pladser i et seks ugers rul. Desuden har alle køkkenredskaber fået faste pladser. Leanmålingerne afslørede nemlig, at køkkenet brugte en medarbejder-normering alene på at lede efter piskeris og lignende.