TR: Ofte stillede GDPR spørgsmål

Hvad har jeg som TR ret til at få oplyst fra Kost og Ernæringsforbundet?

Du kan altid henvende dig til Kost og Ernæringsforbundet, hvis du ønsker arbejdsrelevante oplysninger om medlemmer på din arbejdsplads eller for at få svar på konkrete spørgsmål for at kunne varetage dit hverv som TR.

Du skal som TR kunne varetage dit arbejde. Du har derfor som TR ret til at få fremsendt oplysninger om de medarbejdere, du repræsenterer. Oplysningerne må udelukkende bruges til at varetage de opgaver, som er underlagt TR-hvervet. Det kan f.eks. være at få fremsendt en krypteret liste med navn og ansættelses-email på Kost og Ernæringsforbundet medlemmer på det/de ansættelsessteder, du repræsenterer. Oplysningerne skal være relevante i forhold til formålet og må ikke bruges ud over det oprindelige formål.

Udveksling af medlemsoplysninger mellem Kost og Ernæringsforbundet og dig som TR kan lovligt finde sted. TR og Kost og Ernæringsforbundet er i denne sammenhæng en samlet enhed, og der er derfor tale om en intern medlemsbehandling.

Hvis du har brug for råd, vejledning eller bistand fra Kost og Ernæringsforbundet, må du gerne viderebringe personoplysninger til Kost og Ernæringsforbundet, så du efterfølgende kan få et korrekt og fyldestgørende svar. Det betyder, at de oplysninger, du har modtaget lovligt og kan behandle som TR, kan du også videregive til Kost og Ernæringsforbundet.

Jeg skal indkalde til afdelings-/valggruppemøde mv. Må jeg sende pr. mail?

Du må gerne indkalde de medlemmer, du repræsenterer, til generalforsamlinger, afdelings- eller valggrupper m.v. Når du udsender en e-mail som masseudsendelse til foreningens medlemmer, skal du være opmærksom på, hvor du angiver modtagernes e-mailadresser.

Modtagerne af masseudsendelsen bør ikke fremgå af selve e-mailen. Du skal derfor placere modtagernes e-mailadresser i e-mailens bcc-felt. Når du placerer deres e-mailadresser i bcc-feltet, kan modtagerne ikke se hinandens e-mailadresser.

Hvordan skal jeg håndtere referater fra afdelings- eller valggruppemøde mv?

Når der er afholdt møde og du skal sende referatet ud til andre end dem, der deltog på mødet, kræver det samtykke fra dem, der er nævnt i referatet. Alternativt skal navne slettes i referatet. Det skyldes, at referatet kan afsløre fagforeningsmæssige tilhørsforhold, hvilket er en personfølsom oplysning, som kræver samtykke.

Vi anbefaler, at du som TR gør det, der er mindst indgribende, dvs. kun sætter navne på, hvis det er nødvendigt og også her husker at indhente samtykke. Men vores vurdering er, at det ikke er nødvendigt til et afdelings- eller valgruppemøde at sætte navne på referatet.

Hvad gør jeg, når jeg skal sende en mail med personoplysninger eller CPR-nummer?

Når du skal sende e-mails, som indeholder fortrolige eller følsomme personoplysninger (f.eks. lønsedler, kontraktudkast eller CV med angivelse af CPR-nummer), skal oplysningerne krypteres. Datatilsynet har lavet en beskrivelse af principperne for kryptering af e-mail her.

Hvordan skal jeg opbevare data i forhold til mit tillidshverv?

Som TR skal du behandle personoplysninger om dem, du repræsenterer, fortroligt. Oplysningerne må ikke være tilgængelige for tredjepart, hverken fysisk eller på anden måde.

Hvordan skal jeg som TR forholde mig til dataminimering?

Dataminimering betyder, at du som TR ikke bør indhente eller få tilsendt oplysninger, som ikke er nødvendige for din funktion som TR i den givne sag. Ligesom du som TR heller ikke skal fremsende oplysninger, som ikke er relevante for den givne sag.

Må jeg som TR modtage kontaktoplysninger på en nyansat fra arbejdsgiver?

Arbejdsgiver er forpligtet til at udlevere oplysninger, som f.eks. navn, adresse og telefonnummer til dig som TR, for at du kan udføre dit tillidshverv. Det er nødvendigt for TR at få alle de nødvendige oplysninger om den nyansatte. Det er derfor ikke nødvendigt for arbejdsgiver at indhente samtykke fra den nyansatte for at videregive oplysningerne til TR.

Må jeg som TR få en liste på de ansatte fra arbejdsgiver, som falder under Kost og Ernæringsforbundet’ forhandlingsområde?

Arbejdsgiver må gerne videregive oplysninger om de ansatte til TR eller Kost og Ernæringsforbundet, hvis det sker for at overholde en retlig forpligtelse eller for at overholde overenskomsten, jf. Databeskyttelseslovens §12, stk. 2. TR har jf. overenskomsten forhandlingsretten for de personer, som er ansat på Kost og Ernæringsforbundets organisationsaftale. En liste over de ansatte (som omfatter både medlemmer og ikke-medlemmer) indeholder ikke følsomme oplysninger.

Må jeg sende en liste ud med resultaterne for de årlige lønforhandlinger?

Når du sender en liste ud med resultaterne for de årlige lønforhandlinger (forudsat vedtaget åben lønpolitik), vil der, udover lønoplysningerne, fremgå navne på medlemmerne. Hvis de ansattes fagforeningsmæssige tilhørsforhold ikke fremgår af listen med de årlige lønforhandlinger, vil listen kunne udsendes uden samtykke. Omvendt gælder, at hvis de ansattes fagforeningsmæssige tilhørsforhold fremgår af listen er der tale om en personfølsom oplysning, som du som TR derfor hverken direkte eller indirekte må offentliggøre uden samtykke.

Udlevering af oplysninger fra arbejdsgiver

Som TR har du en særlig stilling på arbejdspladsen. Vurderingen af, hvad en TR må, skal enten følge en kollektiv aftale og ellers skal behandlingen følge behandlingsreglerne i databeskyttelsesloven.

Arbejdsgiver må godt fremsende personoplysninger til TR, hvis der er grundlag i en kollektiv aftale.

I TR-reglerne fremgår det, at TR skal kunne varetage sit hverv. Reglerne i kollektive overenskomster har forrang i forhold til reglerne i databeskyttelsesloven.

Hvad gør jeg som TR, når en ansat, jeg repræsenterer, ønsker indsigt?

Medarbejdere du repræsenterer som TR, har ret til at se, hvilke personoplysninger du har om vedkommende. Det betyder, at du skal udlevere de pågældende oplysninger til den, du repræsenterer, hvis der bliver spurgt ind hertil.